Как настроить архивацию в Outlook 2013 и сохранить свою электронную почту в безопасности

Outlook 2013 – популярная программа электронной почты и управления задачами от Microsoft. Одна из важнейших функций программы – возможность архивирования почты. Архивирование позволяет сохранить и организовать старые сообщения, избавив основной почтовый ящик от лишней нагрузки и упростив процесс поиска нужной информации.

Наша инструкция поможет вам настроить автоматическую архивацию в Outlook 2013 и сохранить все необходимые сообщения в безопасном месте. Процесс настройки не займет много времени и позволит вам эффективно использовать программу.

Шаг 1: Откройте Outlook 2013 и выберите вкладку «Файл».

Находясь в основном окне программы, найдите вкладку «Файл» в верхнем левом углу. Нажмите на нее один раз, чтобы открыть список доступных опций.

Шаг 2: Выберите «Параметры» и перейдите на вкладку «Расширенные».

В меню «Файл» найдите раздел «Параметры» и выберите эту опцию. Появится новое окно с настройками Outlook. В верхней части окна найдите вкладку «Расширенные» и перейдите на нее, нажав на нее один раз.

Шаг 3: Нажмите на кнопку «Автоархивацию» и выберите «Автозапуск автоархивации».

На вкладке «Расширенные» найдите раздел «Автоархивация» и нажмите на кнопку «Автоархивация». В появившемся списке опций выберите «Автозапуск автоархивации».

Настройка архивации в Outlook 2013

Outlook 2013 предлагает удобный способ архивировать электронные сообщения для сохранения пространства в почтовом ящике. Архивация позволяет переместить старые сообщения, вложения и элементы календаря из текущего почтового ящика в отдельный файл для хранения. Ниже приведены шаги по настройке архивации в Outlook 2013:

Шаг 1: Откройте Outlook 2013 и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу.

Шаг 2: В появившемся меню выберите «Параметры», а затем выберите «Дополнительно».

Шаг 3: В разделе «Автоматическая архивация» нажмите на кнопку «Автоматическую архивацию» и выберите опцию «Справочник элементов Outlook».

Шаг 4: Укажите, через какое время (например, каждые 3 месяца или каждый год) Outlook должен автоматически архивировать сообщения. Вы также можете выбрать папку, в которую будут перемещаться архивные элементы.

Шаг 5: Нажмите на кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки архивации.

Теперь Outlook 2013 будет автоматически архивировать старые сообщения и элементы, чтобы помочь вам поддерживать порядок в почтовом ящике и сохранить необходимое дисковое пространство.

Почему необходимо настроить архивацию?

Вот несколько основных причин, почему необходимо настроить архивацию в Outlook 2013:

• Освобождение места: по мере накопления электронных сообщений, ваш почтовый ящик может быстро заполниться и достичь своего лимита. Архивирование позволяет переместить старые сообщения и вложения в отдельное хранилище, освобождая пространство в почтовом ящике для новых сообщений.
• Легкий доступ к архивным данным: настроив архивацию, вы можете сохранить ценные электронные сообщения и вложения на протяжении длительного времени. Архивные данные легко доступны и могут быть быстро восстановлены при необходимости.
• Упорядочивание электронной почты: настройка архивации позволяет организовать электронные сообщения в различные папки и подпапки. Это упрощает поиск и обработку сообщений, что повышает производительность и эффективность.
• Сохранение важных сообщений: архивирование в Outlook 2013 помогает сохранить важные сообщения, которые могут быть необходимы для дальнейшей работы, подтверждения фактов или ведения деловой переписки.
• Защита от потери данных: настройка регулярной архивации в Outlook 2013 представляет собой меру предосторожности, возможно устраняющую потерю данных в случае сбоев системы, повреждений почтового ящика или других неожиданных ситуаций.

Все эти факторы делают настройку архивации в Outlook 2013 крайне необходимой процедурой для пользователей, которые значительно работают с электронной почтой и ценят свою продуктивность и безопасность данных.

Шаг 1: Открытие настроек архивации

Для начала процесса настройки архивации в Outlook 2013, необходимо открыть окно настроек.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook 2013 на вашем компьютере.

Шаг 2: В верхней части окна выберите вкладку «Файл».

Шаг 3: В открывшемся меню, выберите опцию «Настройки учетной записи».

Шаг 4: В появившемся окне на странице «Настройки учетной записи» выберите «Архивирование почты».

Шаг 5: Теперь вы можете приступить к настройке архивации, выбрав нужные опции и параметры.

Помните, что процесс архивации может занять некоторое время в зависимости от объема почтового ящика и скорости вашего интернет-соединения.

Шаг 2: Выбор папок для архивации

1. Откройте Microsoft Outlook 2013.

2. Нажмите на вкладку «Файл» в верхнем левом углу окна Outlook.

3. В открывшемся меню выберите «Параметры».

4. На панели слева выберите «Расширенные».

5. В разделе «Автоархивацию» нажмите на кнопку «Параметры автоархивации…».

6. В окне «Параметры автоархивации» выберите вкладку «Папки».

7. На данной вкладке будут отображены все папки, доступные для архивации.

8. Выберите папки, которые вы хотите архивировать.

9. Чтобы выбрать все папки сразу, установите флажок «Включить все элементы всех папок».

10. Вы также можете выбрать отдельные папки, установив флажок напротив каждой папки.

11. Нажмите на кнопку «ОК», чтобы сохранить выбранные папки для архивации.

Шаг 3: Настройка периода хранения архивных сообщений

После создания архивного файла вам необходимо настроить период хранения архивных сообщений. Этот параметр позволит вам указать, через какое время сообщения будут перемещены в архив и удалены из основной папки «Входящие».

Чтобы настроить период хранения архивных сообщений, выполните следующие действия:

1. В главном меню Outlook 2013 выберите вкладку «Файл».
2. В открывшемся выпадающем меню выберите пункт «Параметры».
3. В открывшемся окне «Параметры» выберите раздел «Расширенные».
4. В разделе «Расширенные» найдите блок «Автоматическое архивирование» и щелкните на кнопке «Настройки автоматического архивирования».
5. В открывшемся окне «Автоматическое архивирование» выберите папку, для которой хотите настроить период хранения архивных сообщений.
6. Установите желаемый период хранения архивных сообщений, указав количество дней, недель, месяцев или лет. Например, вы можете выбрать «6 месяцев», чтобы все сообщения, старше 6 месяцев, были автоматически перемещены в архив.
7. Щелкните на кнопке «ОК», чтобы сохранить настройки.

После выполнения этих шагов Outlook 2013 автоматически будет архивировать сообщения в выбранной папке согласно настроенному периоду хранения. При этом, старые сообщения будут перемещены в архивный файл, и основная папка «Входящие» будет освобождена от старых сообщений.